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Remote Design Sprint – Innovation trotz Lockdown

Lockdown: Alle sind im Homeoffice und die Kreation steht still? Nicht unbedingt. Mit der BKW haben wir einen virtuellen Design Sprint durchgeführt. Der Methoden- und Toolmix aus physischen Workshops mit Remote Kommunikation hat gezeigt, dass der Erfolg im Team entsteht, nicht im Workshop-Raum.

Ein Design Sprint dauert in der Regel fünf Tage en bloc und es ist wichtig, dass das Team dabei fix zusammenarbeitet.

Für die Fragestellung der BKW Gruppe war der Design Sprint das richtige Mittel, keine Frage, aber mitten im Lockdown? Fünf Tage ständig via Bildschirm? Geht das? Nein. Es war klar, dass das anders funktionieren muss und so haben wir den Design Sprint eben umgebaut.

Der Design Sprint ist von Google entwickelt worden, basierend auf Methoden des Design Thinking. Innert 5 Tagen wird das Problem analysiert, Lösungsideen entwickelt, die beste davon ausgewählt, in einem Prototyp umgesetzt und getestet. Mitentscheidend für den Erfolg ist die Teamzusammensetzung.

Die 3 ersten Workshops im Whiteboard-Tool «Miro».
So sehen die Workshops auf dem Whiteboard-Tool «Miro» aus.

Der passende Tool-Mix

Kommunikation

Als Backbone für die Kommunikation haben wir uns für Microsoft Teams entschieden, weil das Tool bei BKW etabliert ist und gut funktioniert. Es wären jedoch fast alle üblichen Verdächtigen für Videoconferencing (Zoom, Hangout, Skype…) in Frage gekommen.

Das beste Tool ist dasjenige, welches der Kunde gut kennt.

Kollaboration

Für die Ideenentwicklung haben wir die Online-Whiteboardlösung «Miro» verwendet, welche einige sehr schöne Features hat und erlaubt, den Workshop-Ablauf gut zu steuern. Es braucht deutlich mehr Vorbereitung als bei einem physischen Workshop. Ein grosser Vorteil im Remote Design Sprint besteht darin, dass das potentiell unendlich grosse Whiteboard gleichzeitig die Dokumentation des Prozesses und der Resultate sicherstellt.

Auf einem Online-Whiteborad geht kein Post-It mehr verloren und eine übersichtliche Anordnung ist einfacher als im Raum mit begrenzt vielen Wänden.

Prototyping

Während des Workshops waren weiterhin Papier und Bleistift die Tools der Wahl. Die Handskizzen haben wir per Handy-Foto-Upload auf das Miro-Board gehängt. Für das weiterführende Prototyping  kam Figma zum Einsatz, da sich damit schnell verschiedene Fassungen umsetzen lassen und es kollaborativ gut funktioniert.

User Research bleibt gleich...

Wie in physischen Workshops brachten wir im ersten Workshop bereits frisches Wissen über die User mit. Ohne vorherigen User Research läuft man sonst schnell Gefahr, Ideen zu entwickeln, die komplett an der Zielgruppe vorbeigehen. Dies erspart unnötige Diskussionen von Annahmen.

...aber der Ablauf verändert sich

Wir haben für die Remote-Version zwei entscheidende Änderungen am klassischen Design Sprint Setup vorgenommen:

  • Der Ablauf war nicht en bloc. Stattdessen organisierten wir als Grundgerüst vier Workshops, verteilt über knapp vier Wochen. Das hat zwei Vorteile: Erstens ist es einfacher, die richtigen Teilnehmer’innen zu organisieren und zweitens hat man zwischen den Workshops Zeit, Dinge weiterzuentwickeln.
  • Wir konnten so schon nach der 1. Runde einfache Prototypen zur Visualisierung erarbeiten, die wiederum die Kundin am nächsten Workshop mit uns weiterentwickeln konnte.

Krise und Stimmungstief

Der Start war gut, die Zusammenarbeit sehr produktiv und das obwohl aufgrund technischer Homeoffice-Beschränkungen gar nicht alle mit Video dabei sein konnten. Die Stimmung war super – bis zur Krise: Am Schluss des zweiten Workshops äusserte ein Entscheidungsträger ernsthafte Bedenken «Wie kriegen wir da je etwas Brauchbares zusammen?».

Stimmungstiefpunkt. Weder die Erklärung des Prozesses noch der Aufruf «Trust the process» von Teilnehmenden mit Design-Sprint-Erfahrung konnten seine Bedenken zerstreuen.

Ein informelles Gespräch an der Kaffeemaschine – wie kriegt man das remote hin?

In einer extra Telefonkonferenz überprüften wir deshalb unter 4 Augen, ob Anforderungen im Prozess verloren gegangen waren und nahmen diese Anliegen auf. Hier kam uns wiederum die Ausdehnung des Design Sprints zu Gute, welcher diesen wichtigen zusätzlichen Abgleich überhaupt ermöglicht hat.

Learning:  Im Remote Workshop muss man die informellen Abstimmungen extra planen.

Ende gut dank Vertrauensvorschuss

Das Resultat kann sich sehen lassen. Der Prototyp zeigte die Gruppenleistung und entsprach allen Vorstellungen. Das lässt auch das Fazit der Teilnehmenden hören:

Vertrauen in den Prozess und etwas Geduld ist notwendig, damit sich Kreativität entfalten kann. Es braucht die Öffnungsphase, die vielen Visualisierungen, die damit verbundene Unklarheit, wohin es geht, um auf Basis dieser Auslegeordnung alle wichtigen Punkte in einem finalen Prototyp zu konsolidieren und User-Feedback einzuholen. Die so erarbeitete Idee wurde inzwischen erfolgreich bei der BKW Konzernleitung präsentiert.

Das beste Konferenztool ist das, welches der Kunde am besten kennt: Hier war es Microsoft Teams.
Video Konferenz – ein gewohntes Lockdown Bild.

Unsere Dienstleistungen für User-Centered Design

Wir bieten alle Dienstleistungen rund ums Frontend und sind vertraut mit verschiedenen Projekt-Management-Methoden wie Scrum oder Hermes.

Alle Phasen der Produktentwicklung mit User-Centered Design

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